İşyeri Mail Kayıtları Delil Olarak Kabul Edilir Mi ?

İşyeri mail kayıtları iş hayatında birçok sektörde iş organizasyonunda önemli rol oynamaktadır. Kimi zaman müşterilerle kimi zaman çalışanlarla karşılıklı yapılan mail yazışmaları hukuki bir sorun olduğunda delil niteliği taşıyacak mı ? Yazımızda bu hususta değerlendirmeler yapacağız ve işyeri mail yazışmaları hakkında verilen yargı kararlarını sunacağız.

Mail Kayıtları İş yeri İç Yazışmaları Olarak Kabul Edilir Mi?

İş işleyişinde organizasyon bütünlüğü içinde bazı iş ve işlemlerin yürütülmesi için yöneticilerden personellere, personellerden yöneticilere ya da personellerin kendi aralarında yapılmış yazışmalar yazılı talimatlar, istek ve şikayetler veya bilgilendirmeler gibi yazılı kayıtları işyeri iç yazışmaları şeklinde tanımlayabiliriz. Peki teknolojinin oldukça yaygın kullanıldığı ve iş ilişkilerinin hızlı ilerlemesi gerektiği çağımızda yalnızca kaşeli ve ıslak imzalı belgeler mi iç yazışma olarak kabul edilecek ?

Hukuk içinde bulunduğu çağa sırt çevirmez elbette. 

Günümüzde oldukça yaygın bir şekilde gerek mobil ya da internet program uygulamaları aracılığıyla kurulan personel grupları ( whatsapp grupları vb.) veya gerekse de doğrudan personellerin kendi adlarına kullandıkları veya işyeri tarafından kullanımına verilen işyeri uzantılı mail adresleri aracılığıyla iş organizasyonu daha hızlı bir şekilde ilerletilmektedir. İş yeri mail kayıtları da bu noktada önem arz etmekte ve bu yazışmalar iş işleyişini sağlamaktadır. Hal böyle iken mail kayıtlarının işyeri iç yazışması olarak kabulü gerekmektedir.

İş Akdinin Feshinde Mail Kayıtları Dikkate Alınır Mı?

Fesih ; İş Hukuku kapsamında yapılacak en basit tanımı ile iş akdini sona erdirmektir. Fesih bozucu yenilik doğuran bir haktır ve karşı tarafa fesih iradesinin bildirilmesi ile bu hak sona erer. Yani daha basit tanımı ile fesih bildirimi ile artık iş akdi sona ermiştir ve bu durum karşı tarafın rızasına bağlı değildir. İş Hukukunda haklı nedenlerle yapılan fesihlerde kanun, hem işçi hem de işveren için derhal ve bildirim yapma şartı dahi aramaksızın işi bırakma ya da işten çıkarma hakkı vermiştir. İşveren bakımından geçerli nedenlerle yapılan fesihlerde ise fesih bildirimi yapılması şarttır ve fesih nedenleri işçiye açık ve kesin bir şekilde işçiye bildirilmesi gerekmektedir. Bu husus tamamen başka hukuki konunun detaylarına girmekte olduğundan mevcut konumuzdan uzaklaşmamak adına şimdilik fesih bildirimi hakkında bu kadarla yetiniyoruz.

Mail yazışmaları işyerinde mobbing ispatında delil olarak kullanılabilir mi?

Yukarıda değindiğimiz üzere mail yazışmaları işyeri iç yazışması niteliğindedir. Bu kapsamda değerlendirilen mail kayıtlarında işçiye yapılan mobbing/baskı iddiasını gösteren ya da yaklaşık ispata yeterli olabilecek yeterlilikte kayıtlar varsa bu kayıtların yapılan mobbing ispatında kullanılması mümkündür.

Nitekim Yargıtay Hukuk Genel Kurulu özellikle mobbing iddiası varsa işçinin bu iddiayı yaklaşık ispat düzeyinde ispatlamasını yeterli görmüştür. Eğer işçi yaklaşık olarak mobbing iddiasını ispat etmiş ise aksini yani mobbing olmadığını işveren kesin delillerle ispat etmesi gerekmektedir. İşyeri mail kayıtları incelemesinde mobbing olarak kabul edilebilecek söylem ve eylemlere biraz örnek vermek gerekirse ;

Yazışmalarda çok sert ve ağır bir üslup kullanılması,emir kipleri konusunda sınırların aşılarak keyfi ve şahsi emirler verilmesi, hakaret söylemleri( somutlaştırırsak ; ……yapacaksın,derhal şuraya git, beni gel arabayla al, hele bunu böyle yapma o zaman gününü görürsün, sen de kendine çalışıyorum diyorsun, aldığınız parayı hak edin, sizin yaptığınız işi ben…… gibi söylemler bunlara örnek olabilir, örnekler artırılabilir ), yine mesai kavramı hiçbir şekilde dikkate alınmayarak günün hemen her saatinde mail yoluyla talimatlar verilmesi ve sürekli acil dönüşler beklenilmesi, agresif pazarlama teknikleri  uygulanması yönünde aşırıya varan satış baskısı yapıldığını gösteren yazışmalar vb.  işyeri mail kayıtları mobbing ispatında delil niteliği taşıyacaktır.

Fazla Mesai Hesaplamasında Mail Kayıtları Delil Olarak Kullanılabilir Mi?

Yukarıda izah ettiğimiz üzere işyeri mail kayıtları işyeri iç yazışması niteliğindedir. Yargıtay fazla mesai hesaplamasında öncelikli olarak varsa yazılı kayıtları esas almaktadır. Hatta yazılı kayıtların bulunması halinde tanık beyanlarına itibar dahi edilmemektedir. İşyeri iç yazışmaları da bu yazılı kayıt ve belge olarak nitelendirildiğinden ve mail kayıtları da iş yeri iç yazışması olarak kabul edildiğinden fazla mesai hesabında mail kayıtları esas alınabilecektir.

Konu hakkında Yargıtay Hukuk Genel Kurulu 2011/9-193 E. , 2011/269 K. Sayılı ve 04.05.2011 tarihli kararı incelendiğinde

…….Fazla çalışmanın ispatı konusunda işyeri kayıtları, özellikle işyerine giriş çıkışı gösteren belgeler, işyeri iç yazışmaları, delil niteliğindedir. Ancak, fazla çalışmanın bu tür yazılı belgelerle kanıtlanamaması durumunda tarafların dinletmiş oldukları tanık beyanları ile sonuca gidilmesi gerekir. Bunun dışında herkesçe bilinen genel bazı vakıalar da bu noktada göz önüne alınabilir…………..

Görüleceği üzere işyeri mail kayıtları fazla mesai hesabında dikkate alınabilecektir.

Peki Mail Kayıtları Fazla Mesai Hesabında Dikkate Alınacak Ama Mail Kayıtlarına Göre Hesaplama Nasıl Yapılacak?

Haftalık ya da aylık çalışma saatlerine ilişkin belli periyotlarla çalışanlara atılan mailler söz konusu ise hesaplamada çok bir problem yaşanmayacaktır. Nitekim ilgili kayıtlardan kapsadığı dönemin çalışma düzenini gösterdiği için o dönem için kaç saat çalışma yapıldığının ve ne kadarının fazla mesai olduğunun tespiti kolay olacaktır. Bu şekilde tutulmuş ve sunulmuş kayıtlar fazla mesai hesabında yazılı delil olarak kabul edilecektir.

Ancak İşyeri Mail Kayıtları Belli Bir Zaman Dilimi İçin Belli Bir Çalışma Düzenini Anlatmıyorsa Yani Yalnızca Eldeki Kayıtların Gün Ve Saatlerine Göre Günlük/ Haftalık Kaç Saat Çalışıldığı Tespit Edilebilir Mi?

Bu şekilde yalnızca gün ve saat gösteren kayıtların incelenmesi çalışma saatlerinin belirlenmesinde çok zor bir yöntemdir ve hatta neredeyse hesaplamayı imkânsız kılmaktadır. Nitekim günlük mail kayıtları sunulmalı,en erken çalışma saatini gösteren yazışma ile en geç çalışma saatini gösteren yazışmalar da sunulsa dahi ara saatlerde nasıl bir çalışma yapıldığı hangi aralarla dinlenildiği gibi hususların tespiti yine bu kayıtlardan anlaşılması bir hayli güçtür. İşçinin çalıştığı tüm süreye ilişkin yıllar boyunca her gün için günlük tüm çalışmanın her saatinde çalışıldığını gösteren ayrı ayrı kayıtları da sunabilmek de bir neredeyse imkansızdır.

Somut olaya göre farklı bir sonuç çıkabileceğini belirtmekle birlikte işyeri mail kayıtları belli bir zaman dilimi için belli bir çalışma düzenini anlatmıyorsa, eldeki kayıtlara göre tek başına maillerde geçen gün ve saatlere göre günlük/ haftalık kaç saat çalışıldığının tespit edilmesi ve hesaplama yapılması mümkün değildir. Ancak kanaatimizce bu ihtimalde yeterince çoklukta kayıtla birlikte bu kayıtları destekler tanık ifadeleri de varsa bu kayıtların fazla mesai hesabında yazılı delil olarak kabulü gerekmektedir.

Mail Kayıtlarında İşveren Tarafından İşçinin Alacaklarına Yönelik Yapılan Borç İkrarı İşvereni Bağlar Mı Ve Bu Alacakların Ödenmemesi Nedeniyle İş Akdini Haklı Olarak Fesheden İşçi İşveren Tarafından Yapılmış Borç İkrarını İçeren Mail Kaydını Delil Olarak Kullanabilir Mi?

İşçi ile işveren yada işveren vekili ya da işverenin ilgili yetkilisi arasında geçen yazışmalarda işveren ya da onun adına yetkilisi “….şu kadar prim alacağın var, şu kadar değil, bu kadar mesain var o kadar mesain yok, veya en kısa zamanda resmi tatildeki çalışmanı ödeyeceğiz…” gibi borç ikrarı niteliğinde cümleler kurulmuş olabilir. Bu durumda borç ikrarında geçen alacaklar işçiye ödenmediği takdirde işçi iş akdini haklı nedenlerle feshettiğinde bu kayıtların delil olarak kullanılması da mümkün görülmüştür.

Konu ile ilgili bizzat tarafımızca yürütülen bir davada Gaziantep Bölge Adliye Mahkemesi  9.Hukuk Dairesi 2019/428 e. 2021/753 k. Sayılı 16.06.2021 tarihli güncel kararında

“…..dosya kapsamındaki davacının davalı firma yetkilisi ile mail yazışmaları incelenmiş olup; davacının gönderdiği mailde ”… itiraz ediyorsanız ilişiği kesin…” şeklinde mail attığı, dolayısıyla dosya kapsamındaki mail ve evraklarda taraflar arasında prim konusunda  anlaşmazlık/ tartışma  olduğu, davacının mail görüşmelerinde  prim dökümü ilettiği, taraflar arasında  dökümler üzerinden karşılıklı yazışıldığı,  dava dilekçesinde de iş yeri kayıtlarına, keşif, bilirkişi delilerine dayandığı anlaşıldığından; iş yeri  kayıtları üzerinde yerinde inceleme yetkisi verilmek üzere 1 hukukçu,  1 muhasebeci, 1 serbest mali müşavir  olmak üzere  3 kişilik bilirkişi heyetine prim hususunda rapor aldırılması,  prim alacağının çıkması halinde prim ödemesi yapılmamasının davacıya eylemli haklı fesih hakkı verebileceğinin değerlendirilmesine……”

demiş ve işyeri mail kayıtları içerisinde geçen kabul ve yazışmaların hesaplamaya esas alınacağı belirtilmiştir.

Yine konu hakkında Yargıtay 3. Hukuk Dairesi 72017/1014 E. 2020/4488 K sayılı oldukça güncel tarihli kararında

“……….HMK’nun 199. maddesinde ”Uyuşmazlık konusu vakıaları ispata elverişli yazılı veya basılı metin, senet, çizim, plan, kroki, fotoğraf, film, görüntü veya ses kaydı gibi veriler ile elektronik ortamdaki veriler ve bunlara benzer bilgi taşıyıcıları bu Kanuna göre belgedir.” yazılıdır. Bu düzenleme ile mail yazışmaları da belge olarak kabul edilmiştir. O halde, mahkemece mail yazışmaları ve davacı tarafından yapılan ödemeler değerlendirilerek davacının borçlu olup olmadığına karar verilmesi gerekirken eksik inceleme ile yazılı şekilde davanın reddine karar verilmesi usul ve yasaya aykırı olup, bozma nedenidir………”

Mail kayıtları açıkça yazılı delil olarak kabul edilmekte, bu kayıtlarda geçen borç ikrarının değerlendirmeye esas alınması gerektiği belirtilmektedir.

İşçinin Mail Kayıtlarında Kişisel Mahremiyetine İlişkin Bilgiler Yer Alıyorsa İşveren Bu Kayıtları İnceleyip Fesih Sebebi Sayabilir Mi?

İşçinin mail kayıtlarında tamamen kendi mahremiyetiyle ilgili belgeler, fotoğraflar veya özel yazışmalar yer alabilir. Bu hususta ikili bir ayrıma gitmek gerekir.

1.Eğer mail hesabı yalnızca işçinin kendi şahsi maili ise işverenin bu kayıtları incelemesi ve dava aşamasında delil olarak kullanılması mümkün değildir. Hatta aksi durum özel hayatın gizliliği ve haberleşme hürriyetinin ihlali kapsamında değerlendirilecektir.

2. İlgili mail hesabı  şirket tarafından işçiye verilmiş kurumsal E-Posta hesabı ise bu sefer durum biraz farklılaşmaktadır. Çünkü işçi kendisine işveren tarafından iş içinde kullanılması için verilmiş hesabı kendi şahsi eğlencesi/zaman geçirmesi ya da mahremiyetine ilişkin bilgiler belgeler saklaması şeklinde kullanması söz konusu olmuştur. Ancak bu halde dahi işçiden önceden alınmış onay varsa işveren inceleme yapabilecektir.

Nitekim ;Anayasa Mahkemesi önüne gelen bir uyuşmazlıkta mahkemenin 24.03.2016 tarihli kararında çalışanın kurumsal e-posta hesaplarının şirket tarafından incelenebilmesi için söz konusu duruma personelle yapılan iş sözleşmesi ve iş sözleşmesinin bir parçası olan şirket içi yönetmelik veya kurallarda yer verilip verilmediği ve çalışana bu yönde bir bilgilendirme yapılıp kabul beyanının alınıp alınmadığı irdelenmiştir.

Bu hususta çalışandan önceden alınmış bir rıza ya da onay yoksa işveren tarafından işçiye verilen kurumsal e-posta adreslerinin izlenebilmesi ve gerekli durumlarda detaylı olarak incelenebilmesi ve bu kayıtların delil olarak kullanılabilmesi mümkün değildir. Ancak kurumsal e-posta hesaplarının izlenebileceği ya da incelenebileceği yönünde işçi ile yapılmış sözleşmede ya da sözleşme eklerinde işçiden rıza alınmışsa bu kayıtların delil olarak kullanılması mümkündür.  

Yazımızda işyeri mail kayıtları ve hukuk düzeni içerisinde bu kayıtların nasıl değerlendirildiği hakkında detaylı açıklamalar yaparak kendi hukuki görüşlerimizi de belirttik. Konu hakkında yorumlarınızı ve fikirlerinizi önemsiyoruz, aşağıda yorumlar bölümünde bizlerle paylaşmaktan çekinmeyin..