4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesi; “İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” ifadesi ile personel özlük dosyalarının gizliliğinin sağlanması gerektiğini açıkça belirtmiştir.
İçeriğinde çalışana ait özel bilgilerin bulunduğu özlük dosyaları, içerdikleri bilgilerin kişisel bilgiler olması nedeniyle gizli dosyalardır. Bu bilgilerin saklanması, paylaşılması ve erişiminin sınırlandırılması, istenmeyen durumların ortaya çıkmasını engellemek için, önem arz etmektedir.
Özlük dosyasında hangi belgeler olmalı?
İş Kanunu’nda işçi özlük dosyasında yer alacak belgeler açık olarak belirtilmemiştir. Ancak işçi özlük dosyasında aşağıda sayılan belgelerin bulunması uygun olur;
– İş başvuru formu örneği,
– İş sözleşmesi örneği,
– Görev tanımları,
– Nüfus kâğıdı örneği ve vesikalık fotoğraf,
– Deneme süresi değerlendirme formu,
– İhtarname, uyarı, tutanak ve diğer belgeler,
– Araç ve malzeme kullanma taahhütnamesi,
– Disiplin kurulu kararları,
– İkametgâh belgesi,
– Diploma sureti,
– Askerlik terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler,
– Yasal gereklilikler durumunda işyeri hekimi tarafından düzenlenecek ve saklanacak sağlık raporları,
– İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ile İSG mevzuatı yarınca bulundurulması gereken diğer belgeler,
– Mesleki eğitim belgeleri,
– Teslim edilen araç gereç için zimmet belgesinin bulunması faydalı olacaktır.
***
Özlük dosyası kaç yıl saklanacak?
İş mevzuatında göre ücret alacaklarında zamanaşımı süresi beş yıldır. Personel konusunda işyerinde firmayı koruyacak tedbirleri almaları için bordroların imzalatılması ve personel dosyalarında yasal zaman aşımı süreleri olan beş yıl saklanması gerekmektedir.
SGK mevzuatına göre; işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadır. SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde de bu kayıt ve belgelerin onbeş gün içinde ibraz edilmesi gerekmektedir.
Bununla birlikte, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre kişisel sağlık dosyalarının 15 yıl saklanması gerekmektedir.
İşyeri çalışanlarının yasal hak edişleri hakkındaki zamanaşımı süreleri, dosya ve belgelerin saklama süreleri olarak değerlendirilir. Bu yönüyle iş ve sosyal güvenlik mevzuatında belirlenen zamanaşımı sürelerine göre özlük dosyası belgeleri saklanmalıdır.
Bu sürelerden sonra kişisel verilerin saklanmasındaki makul gerekçe ortadan kalktığından, bilgi ve belgelerin imha edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.
Yasal Dayanak
İşçi özlük dosyasının yasal dayanağı 4857 sayılı İş Kanununun 75. maddesidir. Maddeye göre, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İş Kanununun 10. maddesine göre niteliği itibariyle 30 günden az süreli olan süreksiz işlerde özlük dosyası tutulması zorunlu değildir. Yine Deniz İş Kanunu ve Basın İş Kanunu kapsamında çalışanlar içinde özlük dosyası tutulması zorunluluğu yoktur. Dolayısıyla 4857 sayılı Kanuna göre belirsiz süreli iş sözleşmesi kapsamında çalıştırılan işçiler için özlük dosyası tutulması zorunludur.
