Yurtdışında Yerleşik Tüzel Kişilerin Türkiye’deki Şubeleri İle İrtibat Bürolarının Sicile Kayıt Yükümlülüğü Hakkında KVKK Kararı

Yurtdışında Yerleşik Tüzel Kişilerin Türkiye’deki Şubeleri İle İrtibat Bürolarının Sicile Kayıt Yükümlülüğü Hakkında KVKK KararıKarar Tarihi : 23/07/2019Karar No : 2019/225Konu Özeti : Yurtdışında Yerleşik Tüzel Kişilerin Türkiye’deki Şubeleri ile İrtibat Bürolarının Veri Sorumlusu Sıfatını Taşıyıp Taşımayacağı ve Sicile KayıtKurumumuza iletilen; yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye’de işlemekte oldukları kişisel veriler nedeniyle;
Yurtdışında yerleşik tüzel kişiler,Yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye’deki şubeleri veYurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye’deki irtibat bürolarının6698 sayılı Kanuna göre veri sorumlusu sıfatına haiz olup olmayacağı, Sicile kayıt yükümlülüğü ve istisna kriterleri açısından değerlendirilmesi konusundaki görüş talebinin incelenmesi neticesinde;
Yurtdışında yerleşik tüzel kişiler açısından;
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununda (Kanun) veri sorumlusu, “kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi” olarak tanımlanmış olup bunlar gerçek kişiler olabileceği gibi kamu kurumları, şirketler, dernekler veya vakıflar gibi tüzel kişiler de olabilecektir.
Bu kapsamda bir kişisel veri işleme etkinliğinde veri sorumlusunun tespiti için veri sorumlusu tanımında yer alan kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleme, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olma ve ayrı bir gerçek veya tüzel kişi olma kriterleriyle birlikte, kişisel verilerin ilk aşamada elde edilmesi ve bunun yasal dayanağı, hangi kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği ve kişisel veri elde etme yöntemleri, işlenecek kişisel veri türleri, kimlerin kişisel verilerinin işleneceği, ilgili kişinin erişimi ve diğer hakların kullanılıp kullanılmadığı, kişisel verilerin paylaşılıp paylaşılmayacağı, paylaşılacaksa kimlerle paylaşılacağı ve kişisel verilerin ne kadar süre muhafaza edileceği gibi hususlarda kimin karar verdiği dikkate alınabilecektir.
Bunlara ek olarak, merkez şirketten bağımsız olarak tabi olunan hukuki yükümlülükler, merkezden bağımsız olarak doğrudan kişisel verileri işlenen kişilere uygulanan kendi hüküm ve şartlarının mevcudiyeti gibi unsurlar da veri sorumlusunu belirlemek bakımından önem arz etmektedir.
Bununla birlikte ifade etmek gerekir ki, yurt içinde ve yurt dışında faaliyet gösteren ticari işletmeler, Türkiye’deki iş ilişkilerini yürütmek açısından çeşitli seçeneklere sahiptir. Bu seçeneklerden birisi şube açmak, diğeri de irtibat bürosu kurmaktır.
Bu açıdan ilgili seçenekler değerlendirilirken faaliyet çerçevesinin belirlenmesi önem taşımaktadır. Uygulamada genellikle, şirketler yürüttükleri faaliyetlerin kapsamı arttıkça işlerini merkezden yönetmek yerine, kuracakları yarı bağımsız birimler yani şubeler aracılığı ile mahallinden yönetmeyi tercih etmektedirler.
Yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye’deki şubeleri açısından;
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun (TTK) “Tescil” başlıklı 40 ıncı maddesinin üçüncü fıkrasında “Merkezi Türkiye’de bulunan ticari işletmelerin şubeleri de bulundukları yerin ticaret siciline tescil ve ilan olunur. Ticaret unvanına ve imza örneklerine ilişkin birinci ve ikinci fıkra hükümleri bu işletmelere de uygulanır. Kanunda aksine hüküm bulunmadıkça merkezin bağlı olduğu sicile geçirilen kayıtlar şubenin bağlı bulunduğu sicile de tescil olunur. Ancak, bu hususta şubenin bulunduğu yer sicil müdürlüğünün ayrı bir inceleme zorunluluğu yoktur.” hükmü, 4 üncü fıkrasında ise “Merkezleri Türkiye dışında bulunan ticari işletmelerin Türkiye’deki şubeleri, kendi ülkelerinin kanunlarının ticaret unvanına ilişkin hükümleri saklı kalmak şartıyla, yerli ticari işletmeler gibi tescil olunur. Bu şubeler için yerleşim yeri Türkiye’de bulunan tam yetkili bir ticari mümessil atanır. Ticari işletmenin birden çok şubesi varsa, ilk şubenin tescilinden sonra açılacak şubeler yerli ticari işletmelerin şubeleri gibi tescil olunur” hükmü yer almaktadır.
5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 9 uncu maddesinin 2 nci fıkrasında ise “Bir merkeze bağlı olduğu halde, ister merkezin bulunduğu odanın, ister başka odanın çalışma alanı içinde olan müstakil sermayesi ve müstakil muhasebesi bulunan ve/veya muhasebesi merkezde tutulduğu ve müstakil sermayesi bulunmadığı halde kendi başına sınaî faaliyet ve ticarî muamele yapan yerler ve satış mağazaları bu Kanunun uygulanması bakımından şube sayılır” denilerek odalara kayıt zorunluluğunun kapsamı belirlenirken şubenin tanımına da yer verilmiştir.
5411 sayılı Bankacılık Kanununun 3 üncü maddesine göre de şube; “elektronik işlem cihazlarından ibaret birimleri hariç olmak üzere, bankaların bağımlı bir parçasını oluşturan ve bu kuruluşların faaliyetlerinin tamamını veya bir kısmını kendi başına yapan, sabit ya da seyyar bürolar gibi her türlü iş yeri” olarak ifade edilmiştir.
Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 118 inci maddesinin 1 inci fıkrasında ise şube, “bir ticari işletmeye bağlı olup ister merkezinin bulunduğu sicil çevresi içerisinde isterse başka bir sicil çevresinde olsun, bağımsız sermayesi veya muhasebesi bulunup bulunmadığına bakılmaksızın kendi başına sınai veya ticari faaliyetin yürütüldüğü yerler ve satış mağazaları” olarak tanımlanmıştır.
Bu çerçevede, bir yerin şube sayılabilmesi için merkeze bağımlı olma, dış ilişkilerde bağımsızlık, yer ve yönetim ayrılığı gibi kriterlere de bakmak gerekir.
Merkeze bağımlı olmak, şubenin merkeze ticari bir işletmenin parçası olarak bağlı olması anlamına gelmekte olup şube ile merkezin aynı gerçek veya tüzel kişiye ait olması gerekir. Bu bağlılık nedeniyle şubenin, merkezden ayrı bir işletme politikası olamaz, şubenin kâr ve zararı merkeze aittir. Şube aracılığıyla elde edilen hakların, üstlenilen borçların sahibi de şube değil merkezdir. Ayrıca şube, ancak merkez nam ve hesabına üçüncü kişilerle iş ve işlem yaptığından şube tarafından yürütülen faaliyetten doğan hak ve yükümlülüklerin muhatabı da merkez, bir diğer ifade ile işletme sahibi olmaktadır. Bu bağlamda, merkez ile şube iktisadi bir bütün oluşturarak ortak bir işletme politikası yürütmektedir.
Dış ilişkide bağımsızlık, şubenin merkezin yaptığı işlemler türünden işlemleri üçüncü kişilerle kendi başına yapma yetkisine sahip olmasını ifade etmektedir. Yer ayrılığı ilkesine göre, şube ticari işletmenin genişleyen faaliyetlerinin mahallinden daha kolay biçimde yürütülmesi amacıyla açıldığında merkez ile şube arasında kural olarak yer ayrılığı olmalıdır. Ancak bu hususu çok dar ve kesin biçimde yorumlamamak gerekir.
Yönetim ayrılığı ise, şubenin kendi başına ticari işlem yapmaya yetkili olduğundan merkezden ayrı bir yönetime sahip olması gerekliliğini ifade etmektedir.
Öte yandan, Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğünün (GDPR) 3 üncü maddesinin (1) numaralı fıkrasında “Bu Tüzük, işlemenin Birlik dahilinde gerçekleştiğine bakılmaksızın, kişisel verilerin bir veri sorumlusunun veya veri işleyenin Birlik dahilindeki işletmesinin faaliyetleri kapsamında işlenmesine uygulanır.” düzenlemesine yer verilmiştir.
Söz konusu hükme göre, Avrupa Birliği’nde (AB) bulunan şubenin / irtibat bürosunun kendisinin veri işleyip işlemediği önemli değildir. Yabancı şirket, AB’de bulunan şubesinin / irtibat bürosunun faaliyetleri çerçevesinde veri işleme gerçekleştirdiği takdirde GDPR hükümlerine tabi olmaktadır. Bu kapsamda, AB’de bulunan işletme ile AB dışında bulunan veri sorumlusunun veri işlemesi arasında açık bir bağ olduğunun tespit edilmesi halinde, AB dışında bulunan veri sorumlusunun GDPR hükümlerine tabi olacağı sonucuna varılmaktadır. Burada, AB dışında bulunan şirketlerin, veri sorumlusu / veri işleyen olarak GDPR hükümlerine tabi olmasına ilişkin bir kriter olarak “işletme” kavramı dikkat çekmektedir. Yani GDPR’ın sınır aşan şekilde uygulanmasına ilişkin olarak, yabancı veri sorumlusu / veri işleyen bir girişimin / oluşumun (şirket vb.), AB’de bulunan işletmesi aracılığıyla (bu işletmenin faaliyetleri çerçevesinde) GDPR hükümlerine tabi olması sonucu doğabilmektedir.
Yine GDPR’ın 4 üncü maddesinin 7 inci fıkrasında veri sorumlusu (kontrolör); “yalnız başına veya başkalarıyla birlikte kişisel verilerin işlenmesine ilişkin amaçlar ve yöntemleri belirleyen gerçek veya tüzel kişi, kamu kuruluşu, kurumu veya diğer herhangi bir organdır; söz konusu işleme amaçları ve yöntemlerinin Birlik ya da üye devlet hukukuna göre belirlenmesi durumunda, kontrolör veya kontrolörün belirlenmesine özgü kriterler Birlik ya da üye devlet hukukuna göre belirlenebilir” şeklinde 6698 sayılı Kanunda yer alan veri sorumlusu tanımı ile benzer şekilde ve daha kapsamlı olarak tanımlanmıştır. Bu çerçevede veri sorumlusu, kişisel verileri elinde bulundurması dolayısıyla bu sıfatı kazanmakta, kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirlemekle veri sorumlusu haline gelmektedir.
Bu açıdan değerlendirildiğinde, her ne kadar Sicile kayıt yükümlülüğü için 6698 sayılı Kanuna göre veri sorumlusu sıfatını haiz olması yani tüzel ya da gerçek kişi olması kriterini de taşıması gerekmekte ise de, yurt dışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye’deki şubelerinin ayrı bir tüzel kişilikleri bulunmasa da TTK 40 ıncı maddesine göre şubelerin yerli ticari işletmeler gibi tescil oldukları ve GDPR’ın 4 üncü maddesindeki veri sorumlusu olma kriterleri arasında “tüzel kişi” olmanın şart olarak öngörülmediği göz önünde bulundurulduğunda, kişisel veri işleme süreçleri bakımından merkezden bağımsız bir şekilde Türkiye’de veri sorumlusu kriterlerine uygun olarak hareket eden bu şubelerin veri sorumlusu sayılacağı değerlendirilmektedir.
Yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye’deki irtibat büroları açısından;
4875 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanununda yabancı yatırımlar ile ilgili düzenlenmeler bulunmakta olup bu doğrultuda, doğrudan yabancı yatırıma ilişkin esaslar arasında, yatırım planlanan ülkeye irtibat bürosu kurma da yer almaktadır.
4875 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu Uygulama Yönetmeliğinin 6 ncı maddesinin 1 inci fıkrasında “Bakanlık, yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş şirketlere, Türkiye’de ticari faaliyette bulunmamak kaydıyla irtibat bürosu açma izni vermeye ve bu izinlerin süresini uzatmaya yetkilidir.” düzenlemesine yer verilmiştir.
Yukarıda yer verilen açıklamalar çerçevesinde yapılan değerlendirme sonucunda;
Türkiye’de doğrudan veya şubeleri aracılığıyla kişisel veri işleme faaliyetinde bulunan yurt dışında yerleşik veri sorumlularının Sicile kayıt olmalarının gerektiğine,Yurt dışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye’deki şubelerinin, Kanunda yer alan veri sorumlusu tanımı gereği kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirlemesi ve veri kayıt sisteminin kurulması ile yönetilmesinden sorumlu olması halinde yurt dışında yerleşik tüzel kişiden ayrı olarak Türkiye’de yerleşik veri sorumlusu olarak değerlendirileceğine, bu durumda olan yurt dışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye’deki şubeleri için Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 2018/88 sayılı ve 2019/265 sayılı kararlarında yer alan “yıllık çalışan sayısı” ve “yıllık mali bilanço toplamı” kriterleri açısından yapılacak değerlendirme sonucunda Sicile kayıt yükümlülüğü bulunup bulunmadığına karar verileceğine, bu durumda olmayan yurt dışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye’deki şubelerinin ise Sicile kayıt yükümlülüğünün bulunmadığına,Türkiye’de irtibat bürosu açılabilmesi için şirket tüzel kişiliklerinin yabancı ülke kanunlarına göre kurulması ve kurulan irtibat bürolarının Türkiye’de ticari faaliyette bulunmaması gerektiği, irtibat bürolarının ticari faaliyet dışında haberleşme, fizibilite araştırması yapma, sosyal ve kültürel alanlarda bazı çalışmaları yürütme, şirketler arasında birleşme ve devirler için ön hazırlık yapma, tanıtım ve reklam, ülkedeki iş olanaklarının yakından takip etme ve bu konular hakkında merkez firmaya bilgi verme amacı doğrultusunda açılan bürolar olması ve şube özelliği bulunmadığı hususu dikkate alındığında söz konusu irtibat bürolarının Sicile kayıt olma yükümlülüğünün bulunmadığına,karar verilmiştir.